Projectprincipe : Afspraak is afspraak

In het projectteam overleg  wordt een afspraak gemaakt over een te volgen procedure of over een opleverdatum. Vervolgens blijkt in de praktijk dat  iedereen kiest voor het principe: ‘een beetje van de procedure en een beetje van mij zelf’ of, "de soep wordt niet zo heer gegeten, ik kan het volgende week ook aanleveren"

Herkenbaar? We hebben het hier over één van de grootste ergernissen van een projectleider en over een belangrijke reden waarom projecten vaak uit de planning lopen. Afspraken worden niet nagekomen en soms worden afspraken gemaakt die niet na te komen zijn! 

Vaak speelt ook de organisatie cultuur een rol. Het nakomen in de organisatie is niet iets dat vanzelfsprekend is, terwijl dit voor projectmatig werken een van de basis principes is. 

Op welke wijze kan de projectleider er nu voor zorgen dat afspraken wél worden nagekomen. Hier volgen een paar praktische tips

1. Bespreek dit principe bij de eerste project bijeenkomst en leg het belang uit aan de leden. Het laten ondertekenen van een samenwerkingscontract - waarin dit principe is beschreven - kan daarbij een goed hulpmiddel zijn. Wij hebben nog nooit meegemaakt, dat mensen het niet eens zijn met dit principe. Het geeft de projectleider een stevige basis om mensen aan te spreken als mensen dit principe schenden. 
2. Ga na of mensen de afspraken ook na kunnen komen. Soms maken mensen afspraken die ze nooit kunnen nakomen. Het kan nodig zijn om mensen meer tijd te geven om te controleren of ze voldoende tijd en middelen hebben om aan de afspraken te kunnen voldoen. 
3. Spreek mensen altijd aan als afspraken zonder reden niet worden nagekomen. Vertoon zelf ook voorbeeldgedrag op dit punt. Laat zien dat je het ook daadwerkelijk meent. 
4. Zorg voor committent van het topmanagement. Kun je escaleren bij de opdrachtgever op het moment dat afspraken niet worden nagekomen? 
5. Geef vooraf aan wat belangrijk en urgent genoeg is om op enig moment te afspraak te moeten herzien. Dat betekent ook dat verwacht mag worden, dat er alternatieven geboden worden. Een alternatief om de afspraak toch na te kunnen komen. Dat kan bijvoorbeeld door om tafel met elkaar te gaan zitten en te bekijken welke hulp of steun er geboden kan worden om een opleverdatum toch haalbaar te maken. Samen onderzoeken wat er echt speelt en wat er nodig is. Daarbij mag er van de contractpartner best het een en ander verwacht worden, daar lig immers de eerste verantwoordelijkheid. Het spreekt voor zich dat er ruim voor de deadline een signaal gegeven wordt. Gebeurd dat te laat, dan wordt het project eigenlijk geconfronteerd met een voldongen feit. De projectleider kan dit overigens voorkomen door voortdurend navraag te doen of mensen nog op schema zitten. 

Onze tip aan u is dan ook: als nu bij u de twijfel al opkomt, begin er dan niet aan, aan dat ‘Afspraak is Afspraak’. Op (korte) termijn werkt het dan zelfs heel snel tegen je.