Omgevingsanalyse

 "Zij werken niet mee.." Een veel gehoorde uitspraak bij projecten die niet lopen zoals ze moeten lopen. De vraag is dan of er vanaf het begin van het project rekening gehouden is met alle belangen en actoren. Door van te voren een analyse te maken van de omgeving, en medewerking te krijgen van alle partijen, wordt de kans vergroot dat het project succesvol wordt. Dat kan door rekening te houden met de verschillende belangen bij het opstellen van het projectresultaat of door projectactiviteiten af te stemmen op de omgeving. De omgeving heeft immers invloed op een project. Sterker, vaak is een project qua kennis, middelen en acceptatie afhankelijk van haar omgeving. Natuurlijk zijn de oorspronkelijke projectdoelen belangrijk, maar het is van belang om ook rekening te houden met de belangen van de omgeving (tenzij u in een sterk centraal geleide organisatie werkt). Een analyse van de omgeving bestaat uit een drietal stappen.

1. Breng alle actoren in kaart en inventariseer de verschillende belangen. Welke invloed en welke belangen hebben de actoren? Wie is er direct betrokken? Wie is er zichtbaar betrokken? Wie is er onzichtbaar betrokken? Wie zijn de beslissers? Wie stellen middelen beschikbaar? Wie zijn de gebruikers van het resultaat? Op die vragen moet een antwoord komen. Deze inventarisatie kan natuurlijk niet achter het bureau gemaakt worden. U moet de "straat" op en praten. Het is verbazingwekkend hoe bereidwillig de omgeving is om de belangen die zij heeft met u te delen.

2. Maak een plan. Hoe wilt u omgaan met de verschillende spelers? Dat hangt af van de invloed en het belang van de actor maar vooral of zij voor of tegenstanders zijn van het project. Uiteindelijk kunnen we de volgende partijen onderscheiden:

- coalitie partners: maak concrete afspraken met hen, informeer en vraag om bevestiging

- bondgenoten: zij hebben dezelfde ideeen en kunnen u helpen

- tegenstanders: met hen valt te onderhandelen als het moet

- vijanden: investeren in de relatie is verloren tijd, onderscheid het zakelijke van het emotionele

- opportunisten: onderscheid ook hier het zakelijke van het emotionele, hun agenda is nooit duidelijk

- twijfelaars: een open communicatie kan hen over de streep trekken

Tot slot een aantal strategieën die toegepast kunnen worden

- meedenken: bijvoorbeeld als adviseur of in een klankbord (beperkte invloed)

- meeweten: informeren middels eenrichtinsverkeer vanuit het project (weinig tot geen invloed)

- meewerken: als actoren een groot belang en veel invloed hebben, in de projectgroep opnemen

- meebeslissen: actoren met grote belangen en veel invloed, in de stuurgroep opnemen

http://www.zandenkei.nl/