Het project is afgesloten. De projectleider vertrekt naar zijn volgende klus en de projectgroepleden keren terug naar de eigen werkplek. Het resultaat is opgeleverd en het project is klaar. Onder druk van de organisatie schiet de evaluatie van het project er vaak bij in. Misschien dat de opdrachtgever en de projectleider nog een afrondend gesprekje voeren, maar daar blijft het vaak bij. Een goede evaluatie kan in de toekomst, echter veel opleveren voor de organisatie. Een goede evaluatie is geen zoektocht naar schuldigen.
Waar het in een evaluatie om gaat is, "Wat kunnen we leren van het project?" Vaak wordt de insteek gekozen van wat er mis ging. Onnodig om te zeggen dat dit vaak leidt tot defensief gedrag van de deelnemers aan de projectevaluatie. Een goede evaluatie begint er mee dat alle betrokkenen bij het project een inbreng kunnen hebben.
De hoofdvraag die beantwoord moet worden is "Wat kunnen we leren van dit project?" Objectief en eerlijk. Het is verstandig om de focus te houden op wat er goed ging in het project. Wat moeten we de volgende keer weer gebruiken? "Wat nemen we zeker over?"Een andere vraag is "Wat kunnen we de volgende keer beter doen?" Door de evaluatie zo te benaderen, voorkomt de projectleider dat de deelnemers zich ingraven. Niemand wil immers de schuld krijgen. De projectevaluatie als leermoment voor de gehele organisatie!
Wat belangrijk is, om de evaluatie op schrift te stellen. Hoevaaak wordt dit vergeten? Veel projecten lijken enigszins op elkaar en wat is er prettiger om bij soortgelijke projectopdrachten te starten met het lezen van de ervaringen die opgedaan zijn in eerdere projecten? Het verkort de doorlooptijd in de eerste fases van het project (de investering betaalt zich terug) Én het voorkomt mogelijk onnodige en dure fouten. Een organisatie die veel projecten initieert zou hier eigenlijke centraal regie op moeten voeren. Een taak voor een projectbureau?
Vijf tips voor een goede evaluatie
1. Kies een positieve insteek. Wat ging er goed? Wat kunnen we leren? Wat kunnen we verbeteren? Hoewel de projectleider de regie heeft, zijn afwijkende meningen ook toegestaan. Neem deze ook op in het schriftelijk verslag.Laat zien dat je de inbreng van ieder serieus neemt.
2. Betrek niet alleen de projectgroep, maar ook de belangrijkste stakeholders uit de omgeving. Zij moeten verder met de resultaten en kijken op een andere manier naar het project. Een ander gezichtspunt kan veel waardevols opleveren.
3. De evaluatie is geen één tweetje tussen opdrachtgever en projectleider
4. Kijk niet alleen naar het resultaat, maar vooral ook naar het proces en de manier van samenwerken
5. Bedenk van te voren welke vragen in de evaluatie aan de orde moeten komen
Waar kun jij de projectevaluaties terug vinden in jouw organisatie?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten