Opdrachtgever in project: taken en verwachtingen

Projectleiders en projectmanagers nemen de opdrachtgever als vanzelf sprekend. Met name beginnende projectleiders denken nauwelijks na over de vraag wat zij van de opdrachtgever mogen verwachten. De relatie tussen de opdrachtgever en de projectleider is cruciaal voor het slagen van het project. Er zijn verschillende relaties te onderscheiden die er tussen beiden bestaan (in een later artikel meer daarover) Een relatie duidt op iets dat wedekerig is. Dat wil zeggen dat er verwachtingen zijn richting de projectleider, maar dat de projectleider ook iets mag verwachten van de opdrachtgever. Het is goed om hierbij stil te staan en daar met de opdrachtgever over te praten. Wat mag de projectleider verwachten van de opdrachtgever en welke taken horen bij de opdrachtgever thuis?
1. Het opstellen van de projectopdracht
2. Het vertalen van de projectopdracht naar een concreet project
3. Het vaststellen van het projectplan
4. Het zorgen voor draagvlak in de omgeving
5. Het ondersteunen van het project door resources ter beschikking te stellen
6. Het vast stellen van de scope en de wijzigingen
7. Het toetsen van de resultaten per fase
8. Het goedkeuren van het eindresultaat
9. Het helpen van de projectleider bij het oplossen van problemen
10. Het dechargeren van de projectleider bij het einde van het project.

Bij de implementatie van projectmanagement in organisatie laten wij projectleiders en opdrachtgevers verwachtingen over en weer uitwisselen. Hieronder volgt een opsomming van verwachtingen die er leven bij de projectleiders richting de opdrachtgevers. Het is van belang dat deze verwachtingen voor de opdrachtgevers kenbaar zijn en dat daar afspraken over gemaakt worden. Dat scheelt in de praktijk een heleboel problemen en misverstanden.

• Samen
• Beschikbaar / toegang 1
•  tot 2 X p/week overleg in de startfase van projecten
• Heldere opdrachten
• Betrokken
• Enthousiasme
• Kunnen escaleren
• Af kunnen dwingen in de organisatie 
• Verzorgt recources
• Besluitvaardig
• Vertrouwen geven
• Ruimte geven om fouten te mogen maken
• Inzetten van de projectleider op basis van competenties
• Coaching van de projectleider
• Geeft de projectleider en de projectgroep een podium
• Een zakenlijke houdig met aandacht voor de relatie
• Zich realiseren dat er afhankelijkheden bestaan

Wisselt u tijdens de intake deze verwachtingen ook uit met de opdrachtgever?