Elk jaar investeren bedrijven wereldwijd miljarden in projecten die niets opleveren. En dat gaat al decennia zo. Minstens twee derde en misschien wel 90 procent van de grote interfunctionele initiatieven in bedrijven mislukt: belangrijke productlanceringen, strategische IT-projecten, organisatieherstructureringen, saneringsoperaties, kwaliteitsprojecten enzovoort. Het blijkt dat projecten mislukken omdat cruciale issues tijdens het project niet expliciet worden besproken:
- Baseren we de planning op harde feiten? Meestal gebeurt dat niet. Zo worden deadlines, budgetten en dergelijke vaak vastgesteld onder politieke druk van stakeholders. Of op basis van willekeurige inschattingen.
- Geeft de projectsponsor ondersteuning? In de praktijk krijgt twee derde van de projectmanagers geen geregelde support van de projectsponsor.
- Volgen we de gangbare processen in de organisatie nauwgezet? De meeste projectleiders hebben geregeld te maken met stakeholders en senior managers die de formele besluitvormings-, plannings-, prioriterings- en uitvoeringsprocessen omzeilen. Dat is een garantie op mislukking.
- Wordt eerlijk vastgesteld welke vorderingen we maken en welke projectrisico’s er zijn? Heel vaak worden problemen en risico’s genegeerd of gebagatelliseerd.
- Dragen alle teamleden hun steentje bij? 80 procent van de vijf projectleiders heeft geregeld te maken met teamleden die niet komen opdagen op vergaderingen, zich niet aan planningen houden of niet competent genoeg zijn om ambitieuze doelen te realiseren. Ook zijn projectleiders voor hun bemensing vaak afhankelijk van functionele managers, die echter meestal andere prioriteiten hebben en niet erg bereid zijn om mensen af te staan voor het project.
- Je moet je ‘flow’ vinden. Dat doe je door realistische doelen te stellen die je uitdagen. Zorg ervoor dat je warm wordt van wat je doet: passie geeft vaart.
- Plan vooruit. Stel bij de start van een project meteen vast wie erbij betrokken worden en in welke hoedanigheid. Neem van tevoren contact op met mensen en afdelingen om de communicatielijnen op te zetten. Wissel ideeën met mensen uit, zodat je ze van meet af aan aan boord krijgt.
- Houd het urgentiebesef vast. Communiceer naderende deadlines, leg uit wat de consequenties zijn als die niet worden gehaald, beloon snelle resultaten.
- Ken de risico’s. Schrijf op wat de barrières zijn, vraag advies van ervaren collega’s, inventariseer de valkuilen, zorg ervoor dat je de cultuur van het team kent. Alleen dan kun je je goed voorbereiden op potentiële problemen.
- Delegeer. Dat houdt mensen betrokken: het motiveert hen als ze weten dat zij (mede)verantwoordelijk zijn voor het succes of falen van het project.
- Wees competitief. Laat het team weten wat voor resultaten andere teams of bedrijven met soortgelijke projecten hebben geboekt. Een beetje gezonde rivaliteit kan geen kwaad.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten