Project starten: kick off

De start van een project begint lang voor de officiële start van het project. Meestal is het de toekomstige opdrachtgever die initiatief neemt, hij / zij constateert een probleem waarvoor een oplossing moet komen of merkt dat zaken in de gewone organisatie structuur niet opgelost kunnen worden. 

Er is nog geen projectleider, budget of een omlijnd plan. Belangrijke vragen in die eerste fase zijn: Wat is nu precies het probleem? Voor wie is het een probleem? Moeten we dit projectmatig benaderen? Wordt een project niet te duur als middel? Kunnen we dit zelf of moeten we het uitbesteden? De opdrachtgever zal uiteindelijk op zoek naar een beoogd projectleider.

De taak van deze projectleider is om doel, scoop en resultaat duidelijk te krijgen. Als de projectleider daar helderheid over heeft, dan pas begint zijn "echte" taak. 

Althans
zo zien veel projectleiders dat. Het voortraject is echter het belangrijkste stukje van het project, uitwerking en uitvoering is "slechts" techniek. Zijn doel, scoop en resultaat niet helder genoeg, dan zal dat onherroepelijk leiden tot teleurstellingen, dure aanpassingen en verwarring. 

Veel projecten lopen juist om die reden uit en het resultaat is anders dan vooraf gedacht was. Een project kick-off is een manier om deze valkuil te voorkomen. Ga eens met het hele team en de opdrachtgever om tafel zitten. Bevraag die opdrachtgever kritisch, gewoon om zaken helder te krijgen. 

Uw winst als projectleider is bovendien dat het team mee heeft kunnen denken in die eerste fase, er is direct duidelijkheid over de projectdoelen en de verwachtingen zijn duidelijk. Dat bespaart u een hoop tijd als projectleider. Het is daarnaast goed voor de motivatie van de projectgroepleden, zij hebben immers inbreng kunnen hebben. 

Welke onderwerpen komen aan bod tijdens de project kick-off?

1. de projectbeschrijving: wat gaan we doen?

2. de projectweg: hoe gaan we het doen?

3 de projectbeheersing: hoe plannen, controleren we, hoe sturen we bij?

4. welke risico's zijn er?

5. Projecthygiëne: welke afspraken met we met elkaar over de samenwerking?