"We maken er een project van"

"We maken er een project van" is een veel gehoorde uitspraak in organisaties.
In veel gevallen is er vooraf niet nagedacht over de consequenties van een dergelijke uitspraak. Vaak blijkt ook achteraf dat een project niet de juiste aanpak is geweest. Een project starten en uitvoeren is in voorkomende gevallen een dure optie. 20% van de tijd van een project is immers tijd die besteed wordt aan coördinatie en leiding. Een project heeft voorbereidingstijd nodig, voor klussen met een snelle doorlooptijd is een project dan niet de meest handige keuze. Natuurlijk kunnen er wel instrumenten of principes van projectmatig werken worden gehanteerd zonder gelijk helemaal voor projectmatig werken te kiezen.
Kiezen voor een projectmatige aanpak is een bewuste keuze. Soms ontwikkelen organisaties zelfs criteria om te kiezen voor een project. In zijn algemeenheid dienen met de volgende vragen rekening gehouden te worden;
1. Zijn er unieke elementen aanwezig? Is iets in het project dat nog niet eerder aan de orde is gekomen? Nee, kies dan vooral voor een routinematige aanpak in de organisatie
2. Is er een duidelijk begin of een duidelijk einde? "Projecten" zonder einde hebben de neiging eindeloos lang door te lopen.
3. Is er sprake van schaarse middelen of beperkte tijd? Een voordeel van projecten is de beheersbaarheid, is er een eindeloze hoeveelheid geld en tijd beschikbaar dan is het kennelijk niet noodzakelijk om te beheersen.
4. Complexiteit; is het een eenvoudige klus, hou het dan simpel
5. Disciplineair; zijn er meerdere afdelingen of organisatie onderdelen betrokken. Nee? Natuurlijk kan er dan nog steeds voor een project gekozen geworden, maar hou het dan op de afdeling.
6. Doorlooptijd: moet iets volgende week af? Kies dan niet voor een project, de voorbereidingstijd voor het opzetten van een project lukt nauwelijks in een week. Maak dan eventueel gebruik van projectinstrumenten of principes. "Eerst denken, dan doen" kan hierin een belangrijke bijdrage leveren.
7. Noodzaak: is het belangrijk en afdwingbaar. Kunt je aan de organisatie uitleggen waarom een projectresultaat belangrijk is. Nee? Het draagvlak en de medewerking zullen beperkt zijn. Je zal maar projectleider zijn van project 348. Organisaties dienen selectief te zijn in de keuze voor projecten. Hoeveel projecten kan een organisatie aan? Projecten kosten immers tijd, aandacht en energie!