Rol opdrachtgever projecten

Dubbel opdrachtgeverschap?

Voor een project is het goed invullen van het opdrachtgeverschap van groot belang. Het niet goed vervullen van het opdrachtgeverschap is één van de zwaarste faalfactoren van een project. Een opdrachtgever heeft in het project een aantal kerntaken die hij of zij moet invullen.

De opdrachtgever heeft de volgende kerntaken:

• Het opstellen van de projectopdracht;
• Het vertalen van de opdracht naar een concreet project (samen met projectleider);
• Het vaststellen van het projectplan;
• Het verzorgen van draagvlak in de projectomgeving;
• Het ondersteunen bij het voorzien van het project van adequate bemensing en middelen;
• Het vaststellen van (scope)wijzigingen;
• Het toetsen en vaststellen van faseresultaten en rapportages;
• Het toetsen van het eindresultaat;
• Het dechargeren van de projectleider;
• Het steunen van het project door te helpen problemen op te lossen.

Het opdrachtgeverschap moet voldoen aan drie criteria

1. Als eerste moet de opdrachtgever de lasten en de lusten van het project(resultaat) ervaren. Maakt hij zich er druk om? (betrokkenheid en belang bij het slagen van het project) 
2. Ten tweede moet de opdrachtgever in staat moet zijn om te beslissen. Hij moet de bevoegdheden hebben om te kunnen beslissen over de tussenresultaten die door het project worden opgeleverd. Dat betekent meestal dat de opdrachtgever iemand is die in de organisatie ook echt iets te vertellen heeft, vaak op directie niveau. 
3. De derde is dat het opdrachtgeverschap vervult moet worden door één mens, en niet door een team, stuurgroep en managementteam. Een project heeft een eenduidige sturing nodig, en die krijg je niet wanneer een groep met de projectleider communiceert. Mocht het toch noodzakelijk zijn dat een (stuur)groep het opdrachtgeverschap vervult, dan dient er één mens uit deze groep op te aangewezen te worden die als gedelegeerd opdrachtgever met de projectleider communiceert (en niemand anders!)

Bij projecten gaat het vaak mis bij het invullen van het opdrachtgeverschap. Dat merkte wij onlangs bij een grote organisatie waarin projectmatigwerken zich moeizaam ontwikkelt. In de organisatie is het vaak niet duidelijk wie de opdrachtgever nu precies is. Er wordt gesproken over formele opdrachtgevers, gedelegeerde opdrachtgevers, stuurgroepen e.d.

Het grootste struikelblok is echter het projectbureau. Vaak wordt zo'n bureau ingericht om overzicht te houden en ondersteuning te bieden. Dit projectbureau was echter ondergebracht bij een specifieke afdeling (de afdeling kwaliteit) en heeft zich ontwikkeld als een tweede opdrachtgever. In de praktijk betekent dit dat de projectleider zijn plannen moet laten goedkeuren door én de opdrachtgever én dit projectbureau. Feitelijk betekent het dat de projectleider te maken krijgt met twee opdrachtgevers die allebei vanuit een ander belang naar het project kijken. De afdeling kwaliteit kijkt nu eenmaal met andere ogen naar een project en haar uitkomsten dan dat de opdrachtgever dat doet, deze is immers op zoek naar een resultaat dat bijvoorbeeld problemen kan weg nemen. Bovendien is er geen direct overleg tussen beiden.

De projectleiders ervaren deze manier van organiseren als stroperig (de besluitvorming duurt veel langer) en bureaucratisch (van de afdeling kwaliteit moeten er standaard allerlei formats worden ingevuld) maar ook verwarrend (wie gaat er nu over?) En gelijk hebben ze! Op dit moment hebben wij voorstellen gedaan om deze vorm van organiseren aan te passen. Nieuwsgierig naar de uitkomsten? Blijf ons volgen, in een volgende update beschrijven wij hoe het afgelopen is.

Herkent u dit probleem? Wellicht kunnen wij u helpen om oplossingen te zoeken die passen bij uw organisatie.