Projecten starten: de projectintake LSD

De intake met de opdrachtgever is voor de projectleider van cruciaal belang. De start van het project is voor het slagen essentieel. Te vaak wordt daar er te makkelijk omgegaan met het intake gesprek. Vaak blijken projecten in de eerste fase al vast te lopen. Wat is nu eigenlijk het doel van de opdrachtgever? Is het wel haalbaar? Heb ik de opdrachtgever nu echt goed begrepen? Niet zelden adviseren wij projectleiders terug te gaan naar de opdrachtgever om uitleg te vragen. Het is gebruikelijk om meerdere malen met een opdrachtgever te spreken om de projectopdracht helder te krijgen. Het komt vaak voor dat de opdrachtgever deze gesprekken ook gebruikt om de eigen gedachten aan te scherpen. De opdrachtgever ziet het probleem, ervaart te pijn of zoekt naar een verbetering in een situatie, maar kan nog niet precies aangeven waar de oplossing ligt. Het is de taak  van projectleider om vanuit deskundigheid de opdrachtgever te helpen in dit proces.
In het intake gesprek staat luisteren centraal. Echt luisteren. Luisteren door samen te vatten, door te vragen en proberen de opdrachtgever echt te begrijpen. Dat betekent dat de projectleider in de eerste gesprekken niet veel zegt, maar actief opzoek gaat naar informatie. Het principe van Covey is hier van toepassing. "Eerst de ander begrijpen alvorens zelf begrepen te willen worden." Luisteren, samenvatten en doorvragen is tijdens de eerste intake gesprekken het advies. De functie van samenvatten is belangrijk. Het geeft de projectleider de mogelijkheid o te controleren of de opdrachtgever echt begrepen is. Het is voor de opdrachtgever de mogelijkheid om de eigen uitspraken nog eens terug te horen. Niet zelden is de reactie: "Ja, dat klopt maar..."
Luisteren is een echte competentie. Luisteren doe je met aandacht, met empathie. Echt luisteren kost concentratie. Is er echt contact, laat ik me niet afleiden, is er voldoende oogcontact? Luisteren bestaat uit verschillende niveaus. Op welk niveau zit jij?

• Niveau 1: Onderbreekt anderen continu, wil alleen het eigen zegje doen, is onrustig tijdens het luisteren, kan irritant zijn en niet ter zake overkomen
• Niveau 2: Kan zich met zichtbaar ongeduld inhouden om naar anderen te luisteren, wil vooral de eigen ervaringen vertellen
• Niveau 3: Luistert naar anderen, is beleefd en neemt de gangbare gespreksnormen in acht, nodigt de gesprekspartner niet actief uit, is vooral reactief.
• Niveau 4: Laat anderen uitpraten en vraagt toelichting, wil de gesprekken het liefst puur zakelijk houden
• Niveau 5: Is altijd bereid de tijd te nemen om te luisteren, komt oprecht en geïnteresseerd over en geeft relevante feedback hierop 
• Niveau 6: Weet anderen over de praatdrempel heen te krijgen, wisselt informatie uit, luistert en reageert ontspannen op anderen, vraagt door tot de kern.
• Niveau 7: Voelt behoeften van anderen aan en neemt de tijd voor anderen, vraagt verduidelijkingen, geeft feedback en toont betrokkenheid

Wij denken dat in het intake gesprek dat niveau 6 of 7 van toepassing is. Lagere niveaus leiden niet tot een echte uitwisseling van informatie. Bovendien, in de intake begint het bouwen aan de relatie met de opdrachtgever!